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大学生部门工作总结如何汇报?

汇报工作30秒,赢得上司的加分项

出自专栏《职场团队管理指南:身份与思维的双重转变》

利用金字塔原理。它可以让你在「 30 秒」内汇报好一件工作总结。

那什么是金字塔原理呢?金字塔原理就是,任何事情都可以归纳出一个中心论点,再由三至七个论据支持,这些一级论据本身也可以是个论点,被二级的三至七个论据支持,如此延伸,就像一个金字塔。

简单来说这就是一个总分结构,先总结概括,再分不同的论点来写,结论句要统领下面的各个小点。

我们为什么强调 30 秒很重要,因为这来源于麦肯锡公司一次沉痛的教训。

麦肯锡的项目负责人有一次在电梯遇见自己的大客户的董事长,当董事长问他,你能不能说一下现在的结果呢?由于他没有任何准备,无法从 30 层到 1 层这短短的 30 秒内把事情说清楚,最终失去了这个重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在 3 条以内。

这就是如今在商界流传甚广的「30 秒钟电梯法则」或者叫「电梯演讲」。我们的任何计划都必须简单而有效,你的方案如果不能使你身边的同事都能够听得懂,那么你的顾客一定也不懂而且他们也不会买你公司的东西;要知道,30 秒说清一件事的人和 30 秒说不清一件事的人,命运是不一样的。那如何才能做到呢?

金字塔原理中的两个核心关键:结论先行和逻辑递进。光从字面上看好像看不出有什么实用的,那我告诉你,很多人都是靠着这两点获得领导赏识。

首先讲第一个核心关键:结论先行

给大家讲一个故事,有这么一个年轻小伙、没背景、没学历、没工作经验。只因跟董事长说了一件事就一跃成为公司 CEO。这个人是谁呢?大家都知道,这人就是诸葛亮。

三顾茅庐的故事大家耳熟能详,刘氏集团的三位创始人四处招揽人才,一路遇到很多人,最后司马徽介绍了诸葛亮,诸葛亮前两次进山种地刘备没遇上,直到最后一次才遇到,在刘备撒娇、卖惨、哭鼻子之后,诸葛亮决定追随刘备。

千百年来,大家都以为诸葛亮选择了刘备,其实事实是刘备多次面试选择了诸葛亮。要知道,在诸葛亮之前刘备面试了很多人,比如司马徽、徐庶、石广元、孟公威、黄承彦等等,但为什么刘备最终只对诸葛亮撒娇、卖惨、哭鼻子,求他加入公司呢。这一切归于两人见面时诸葛亮跟刘备的那次谈话,一开始给了刘备信心,并通过分析市场环境,肯定了刘氏集团的发展前景。

诸葛亮一开始就确定告诉刘备,市场将三分天下,曹氏集团、孙氏集团、刘氏集团,这对于只是新野县城小公司的负责人刘备来说,心里美滋滋的,这说明这个人懂他,知道他要什么。

仅此一段话,就奠定了诸葛亮在刘备心中的位置。

这就是结论先行,把你的结论先亮出来,让人知道你要说什么。就跟我们去跟领导汇报工作,你说半天,领导却突然问你:告诉我结果。能不能一句话说明你要表达什么。

虽然每次都很崩溃,觉得自己说半天领导压根没听。其实领导也很无辜,因为实在不知道你要说什么。但如果你先说结论,领导立马就知道你接下来要讲的是什么,就不会很费解。

工作中我们无论是汇报工作,还是沟通协作,还是外部合作,结论先行这一招一定可以让你在别人的心目中与众不同,体现专业性。

第二个关键点,逻辑递进。

当刘备渴望的小眼神正一汪清水将泄未泻之时,诸葛亮开始层层分析市场局势,曹氏集团壮大靠天时,孙权发展靠地利,刘董你要想迅速发展那必须靠人和。

紧接着,诸葛亮说,靠人和聚人心,再在荆州和川蜀这两个曹氏和孙氏的市场布局较弱的区域迅速抢占市场。最终就可以实现三足鼎立,霸业可图。

刘备再也抑制不住内心的狂野,眼泪夺眶而出,一泻千里,如滔滔江水连绵不绝,一把抓住诸葛亮的手,执手相看泪眼,竟无语凝噎。

诸葛亮用的就是逻辑递进这一招,一步步支撑起来自己提出来的论点。

而整个过程,诸葛亮用了不到 30 秒的时间,就把刘备迷的死死的,用的就是金字塔原理的最精华部分:结论先行、逻辑递进。

结论先行是说任何一件事情都可以归纳出一个中心论点,你表达观点时优先说出你的结论。比如,在刚刚我们的小故事里,诸葛亮上来就告诉刘备市场将分成三份。

逻辑递进是说给中心论点找出不超过七个论据,每个论据的论点不能言之无物。比如诸葛亮给刘备层层分析市场局势,曹氏集团壮大靠天时,孙权发展靠地利,刘备要想迅速发展起来必须靠人和。

所以,当你亮出一个结论后,就需要围绕这个结论来阐述自己的论据,这样让人觉得你的结论有理有据,而不是空谈。这也因此立马让刘备觉得诸葛亮这个人靠谱,决定与他交好。

这应该是历史上用金字塔原理快速得到领导赏识最经典的案例了。一段简短的对话,就让一个没背景、没学历、没工作经验的人进入公司高层,最后成长为 CEO。刺不刺激,羡慕不羡慕?

所以如果你想向诸葛亮一样,分分钟获得领导赏识,那你下次再去跟领导汇报工作时,就学会运用金字塔原理,结论先行,逻辑递进。 当然,那个时候的诸葛亮先生还不知道有后来的金字塔原理,我们只是用一个小故事让你更好的理解金字塔原理。

回到我们职场中,应该如何运用金字塔原理呢?

看个例子,一位秘书去向公司的 CEO 汇报日常工作时说:负责营销的刘总说他明天不能参加下午 3 点的会议了;负责研发的王总说他不介意晚点开会,明天开也可以,但是明天 10 点半以前没有时间;而负责产品的马总说他明天晚些时候才能从上海赶回来,而且明天的会议室已经有人预订了,不过礼拜四的会议室还没有人预订,所以我们会议的时间订在礼拜四上午 11 点比较合适,您看行吗?

想象一下,如果你是 CEO,听完秘书的这段介绍,是不是早已经晕了。为什么? 是因为他没有运用金字塔原理那两个核心关键,结论先行、逻辑递进。

那如果运用金字塔原理后,会变成什么样呢?这时秘书就会这样说:领导,您看原来订在今天的会议改在星期四上午 11 点开怎么样?因为今天的时间,营销老总刘总他没办法参加,而其他领导能配合的时间只有这周四了,而且这周只有周四的会议室还没有被预订。所以,您看会议改到周四上午 11 点,可以吗?你看,这一次你再听秘书的介绍,是不是就清晰了很多。

其实,在我们职场生活中,金字塔原理不仅可以帮助你更好的向领导汇报工作,还可以运用在更多重要的场合,比如面试、演讲、写论文、当众回答问题、与重要客户沟通等。

在这些场合中,一旦表现不好就一败涂地,基本没有补救的可能。所以,学会金字塔原理,不仅可以快速解决自己脑子里明明有一大堆东西,有很多话想说,可是话到嘴边就是说不出来,最后脸憋得通红气得跺脚甚至能急出眼泪来的尴尬场面,还可以让你言简意赅的表达观点,提高沟通效率,让你在 30 秒的时间内,获得领导的赏识,同事的认可,客户的赞许,赢得多多的机会。

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